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AWK-Verein – Aachener Werkzeugmaschinen-Kolloquium
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Verantwortlicher Redakteur

Lea Kaven
Susanne Krause
Isabell Busch
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Dr. Kirstin Marso-Walbeck

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Datenschutzinformation für Veranstaltungen

Diese Datenschutzinformation informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme am Aachener Werkzeugmaschinen-Kolloquium AWK‘23 (im Folgenden: Veranstaltung) verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

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2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

a) Veranstaltungsanmeldung

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

Anrede, Titel, Name, Vorname,
Anschrift,
Ggf. Zahlungsdaten, abhängig von der von Ihnen ausgewählten Zahlungsart (beispielsweise Kreditkartendaten, Bankverbindung),
Ggf. Steuer-ID bei Firmensitz im Ausland
Telefonnummer, Mobilnummer und Fax-Nummer und
E-Mail-Adresse.

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.

Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.

Die Zahlungsdaten benötigen wir zur Abrechnung der Teilnahmegebühr.

Zudem können weitere Angaben, wie die Zuordnung zu Fachsessions und die Angabe von Begleitpersonen freiwillig getätigt werden. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns, die Veranstaltung interessengerecht planen und durchführen zu können.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir nur dann, um Sie zukünftig über ähnliche Veranstaltungen von uns zu informieren, wenn Sie in eine solche Verwendung ausdrücklich eingewilligt haben oder wir Sie darüber bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben. Sofern diese Verwendung nicht auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran unsere Teilnehmer auch auf weitere Veranstaltungen von uns hinzuweisen.

Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand gespeichert und danach gelöscht. Bei kostenlosen Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:

wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.
Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

Im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung über unsere Webformulare arbeiten wir mit dem Werkzeugmaschinenlabor WZL, Campus-Boulevard 30, 52074 Aachen („WZL“). Zweck der Zusammenarbeit ist die professionelle Verwaltung von Online-Anmeldungen. Dazu werden die eingegebenen Daten auf den Servern des WZLforum und dem WZL der RWTH Aachen in Deutschland gespeichert.

Sofern Sie sich über ein Online-Formular auf unserer Webseite anmelden, beachten Sie bitte auch unsere unter [https://www.awk-aachen.com/datenschutz/] abrufbare Datenschutzinformation, in der Sie darüber aufgeklärt werden, welche Daten bereits beim Besuch unserer Webseite erhoben und verarbeitet werden.

b) Anmeldung zum Newsletter im Rahmen der Veranstaltung

Im Rahmen der Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, sich für die Zusendung unseres regelmäßigen Newsletters zu registrieren. Dies können Sie entweder Online, im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung oder direkt auf der Veranstaltung selbst, durch das Eintragen der E-Mail-Adresse auf einem dafür vorgesehenen Formular tun.

Sie bekommen im Anschluss eine Registrierungsbenachrichtigung, die Sie bestätigen müssen, um den Newsletter zu empfangen (sog. Double Opt-In). Dies dient uns als Nachweis darüber, dass die Registrierung tatsächlich von Ihnen initiiert wurde.

Wir senden Ihnen den Newsletter ausschließlich zu, sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben.

Die Abmeldung ist jederzeit möglich, z.B. über einen Link am Ende eines jeden Newsletters. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch gerne auch jederzeit an info@wzlforum.rwth-aachen.de per E-Mail senden.

Ihre E-Mail-Adresse wird nach Widerruf Ihrer Einwilligung zur Zusendung des Newsletters umgehend aus dem Verteiler gelöscht, sofern Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder diese nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist.

c) Bild- und Videoaufnahmen

Um die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren werden Fotos und Videos angefertigt. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können, sodass es sich dabei um personenbezogene Daten handelt.

Die Aufnahmen werden für Nachrichten im direkten Zusammenhang mit der Veranstaltung, für die interne Berichterstattung und zur Bewerbung zukünftiger Konferenzen des WZLforum und des WZL der RWTH Aachen verwendet.

Darüber hinaus werden die Aufnahmen auf unseren Medienplattformen wie Facebook, Instagram oder unseren Webseiten sowie unseren Printmedien veröffentlicht. Diese Verarbeitung ist insbesondere erforderlich, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und zu bewerben.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke sind berechtigte Interessen im Sinne der genannten Vorschrift.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

a) Zur Vertragsabwicklung

Soweit dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.

b) Zu weiteren Zwecken

Darüber hinaus geben wir Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben oder
für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Vereinssitzes wenden.

5. Stornierung

Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt.
Es gelten die folgenden Stornierungsbedingungen:
– Sie haben das Recht Ihre digitale Teilnahme zu stornieren. Erfolgt der Rücktritt bis eine Woche vor der Veranstaltung (4. Mai 2023), wird eine Bearbeitungsgebühr von 100,- EUR erhoben. Bei einer späteren Stornierung wird die volle Gebühr in Rechnung gestellt.
– Sie haben das Recht Ihre Präsenzteilnahme in Aachen zu stornieren. Bis drei Wochen vor der Veranstaltung (20. April 2023), wird eine Bearbeitungsgebühr von 250,- EUR erhoben. Bei einer späteren Stornierung wird die volle Gebühr in Rechnung gestellt.

Das AWK’23 findet im Kongresszentrum Eurogress der Stadt Aachen, unter den zu diesem Zeitpunkt vom Land NRW und der Städteregion Aachen vorgeschriebenen Hygienevorschriften, statt. Aus diesem Grund behalten wir uns das Recht vor, Personen mit Verdacht auf eine oder mit Symptomen einer Covid-19 Infektion von der Veranstaltung auszuschließen. Ebenso, behalten wir uns das Recht vor, alle Teilnehmer vor Einlass in die Veranstaltungsräume auf erhöhte Körpertemperatur zu testen und/oder einen Covid-19-Schnelltest durchzuführen. Je nach Ergebnis ist ein Ausschluss des Teilnehmers von der Veranstaltung möglich. Bitte sehen Sie von einer Reise nach Aachen ab, wenn Sie sich krank fühlen oder ein Verdacht auf eine Covid-19 Infektion besteht.

Bis zum 20. April 2023 besteht die Möglichkeit, Ihre Präsenzteilnahme in Aachen auf eine Digitalteilnahme oder eine Digitalteilnahme auf eine Präsenzteilnahme in Aachen umzubuchen. Wir erheben dafür eine Umbuchungsgebühr in Höhe von 100€(zzgl. Mwst.) je Umbuchung. Bitte beachten Sie die eingeschränkte Verfügbarkeit des Präsenzteilnahme-Kontingents.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@wzlforum.rwth-aachen.de.